Encerrar o consultório: o que fazer com os prontuários
Encerrar um consultório não encerra a responsabilidade pelo prontuário — a guarda continua valendo mesmo depois que você para de atender. O CFM define prazos e procedimentos específicos para essa transição, e ignorá-los pode gerar processo ético anos depois, mesmo sem qualquer paciente insatisfeito.
O prazo de guarda não muda
A Lei nº 13.787/12 estabelece 20 anos de guarda a partir do último registro no prontuário. As resoluções do CFM sobre prontuário médico reforçam que essa obrigação permanece mesmo após o médico encerrar suas atividades — encerrar o consultório não é o mesmo que estar liberado da guarda.
Três formas de se desobrigar da guarda
O médico só se desobriga da guarda de um prontuário específico se:
- Devolver o prontuário ao paciente, mediante recibo assinado.
- Contatar o paciente ou responsável legal por telefone, e-mail ou carta, oferecendo a retirada.
- Publicar aviso de encerramento em jornal de grande circulação, dando um prazo razoável para que os pacientes retirem seus prontuários.
Prontuários não retirados dentro do prazo continuam sob guarda do médico (ou de quem ele designar) até completar os 20 anos.
Checklist de encerramento
[ ] Levantar a lista de pacientes ativos e localizar todos os prontuários
(físicos e digitais)
[ ] Definir um prazo de aviso para retirada (ex.: 30 a 90 dias)
[ ] Publicar aviso de encerramento em jornal de grande circulação
[ ] Notificar pacientes individualmente por telefone, e-mail ou carta,
quando possível
[ ] Emitir recibo de devolução para cada prontuário entregue
[ ] Definir quem guardará os prontuários não retirados até completar
20 anos do último registro
[ ] Comunicar o CRM da sua jurisdição sobre o encerramento das atividades
[ ] Se o prontuário for eletrônico, exportar e fazer backup seguro dos
dados antes de desligar o sistema, respeitando a LGPD
Em caso de falecimento do médico
Quando há mais de um médico atendendo no mesmo local, a guarda do prontuário passa ao médico assistente, à hierarquia médica do serviço (inclusive direção técnica) ou, na ausência dessas figuras, ao médico sobrevivente da equipe. É um dos motivos para deixar essa responsabilidade formalizada — por escrito, no contrato da clínica ou consultório compartilhado — antes que seja necessário.
Perguntas frequentes
Posso simplesmente descartar prontuários antigos ao fechar o consultório?
Não. Descartar antes de completar 20 anos do último registro pode configurar infração ética perante o CRM, mesmo que você já não esteja mais atendendo.
Preciso avisar o CRM sobre o encerramento do consultório?
É recomendável comunicar o CRM da sua jurisdição sobre o encerramento das atividades; exigências específicas podem variar por regional, então vale confirmar diretamente com o conselho.
As regras mudam se meu prontuário é eletrônico?
Não quanto ao prazo ou à obrigação de disponibilizar ao paciente — muda apenas a forma de armazenamento. Vale garantir exportação e backup seguros antes de desligar qualquer sistema.
Se a mudança de consultório ou a digitalização faz parte do seu planejamento, vale começar a registrar cada consulta já em formato estruturado — é o que a Solara faz a partir do áudio da consulta, gerando o rascunho da documentação para você revisar.