Tempo de guarda do prontuário médico: prazos e regras

O prazo mínimo de guarda do prontuário em papel é de 20 anos a partir do último registro; o prontuário digitalizado em sistema adequado tem guarda permanente. As duas regras vêm da Resolução CFM nº 1.821/2007, e a diferença entre elas é o que mais gera dúvida no consultório. Abaixo, os prazos, quando se pode eliminar o papel e o que a LGPD acrescenta.

Qual é o prazo de guarda

A Resolução CFM nº 1.821/2007 fixa dois cenários distintos:

Situação do prontuário	Prazo de guarda	Pode eliminar o papel?
Papel, sem digitalização	Mínimo de 20 anos a partir do último registro	Após o prazo, conforme avaliação da Comissão de Revisão de Prontuários
Digitalizado em sistema com NGS2 (assinatura digital)	Guarda permanente do arquivo eletrônico	Sim, o papel pode ser eliminado
Digitalizado apenas em sistema NGS1	Guarda do arquivo eletrônico	Não — a resolução não autoriza eliminar o papel
Microfilmado	Conforme legislação específica de microfilmagem	Após análise obrigatória da Comissão de Revisão de Prontuários

O ponto central: a contagem dos 20 anos começa no último registro, não na data de abertura do prontuário. Cada nova consulta reinicia o relógio para aquele paciente.

Quando o papel pode ser descartado

Eliminar o documento físico só é permitido quando a digitalização é feita em sistema que atende ao Nível de Garantia de Segurança 2 (NGS2), que exige assinatura digital. Sistemas que cumprem apenas o NGS1 não autorizam o descarte do papel, por falta de base legal. A assinatura digital deve seguir o padrão ICP-Brasil enquanto não estiver plenamente implantado o CRM Digital do CFM.

Antes de qualquer descarte, a Comissão de Revisão de Prontuários da unidade deve avaliar o processo — não é uma decisão individual do médico.

O que a LGPD acrescenta

A LGPD trata dados de saúde como dados sensíveis. Para a guarda do prontuário, dois princípios convivem com a regra do CFM:

• Finalidade e necessidade: os dados devem ser mantidos pelo tempo necessário ao cuidado e às obrigações legais — e o prazo do CFM é justamente uma dessas obrigações.
• Segurança: guarda permanente de prontuário eletrônico exige controle de acesso, registro de quem acessou e proteção contra perda ou vazamento.

Na prática, a LGPD não encurta o prazo do CFM; ela reforça que, durante todo o período de guarda, o dado precisa estar protegido.

Checklist de guarda do prontuário

[ ] Prontuários em papel arquivados por, no mínimo, 20 anos
    a partir do ÚLTIMO registro de cada paciente
[ ] Sistema de digitalização atende ao NGS2 (com assinatura digital)
    antes de eliminar qualquer papel
[ ] Assinatura digital em padrão ICP-Brasil
[ ] Comissão de Revisão de Prontuários avalia antes de descartar
[ ] Backup do arquivo eletrônico com guarda permanente
[ ] Controle de acesso e log de consultas (LGPD)
[ ] Política interna escrita sobre prazo, descarte e acesso

Manter prontuário organizado e rastreável fica muito mais simples quando os registros nascem digitais e estruturados. A Solara gera a documentação da consulta já em formato eletrônico, pronta para arquivamento.

Perguntas frequentes

O prazo de 20 anos vale para todo prontuário?

Vale como mínimo para prontuários em papel não digitalizados, contados a partir do último registro. Prontuários arquivados eletronicamente em sistema adequado têm guarda permanente.

Posso jogar fora o papel depois de escanear?

Só se a digitalização for feita em sistema que atenda ao NGS2, com assinatura digital, e após avaliação da Comissão de Revisão de Prontuários. Escanear em sistema NGS1 não autoriza o descarte.

A LGPD permite apagar prontuário a pedido do paciente?

Não enquanto durar a obrigação legal de guarda. O direito de eliminação previsto na LGPD não se sobrepõe ao dever de conservar o prontuário pelo prazo definido pelo CFM.

Para regras de prontuário em teleconsulta, veja também a página sobre telemedicina e as regras do CFM.